RGPD et nLPD : la discipline des données dans l’enquête privée

Une enquête privée est un traitement de données personnelles avant d’être une recherche de faits. Chaque filature, chaque vérification de registre, chaque entretien produit des informations sur des personnes identifiées ou identifiables, y compris celles qui ne sont pas la cible du mandat : un conjoint, un collaborateur, un voisin, un ancien employeur.

Cette réalité dérange parfois les enquêteurs, qui y voient une contrainte administrative. Elle est pourtant ce qui distingue un dossier utilisable d’un dossier fragile. Une enquête conduite sans discipline de données produit des éléments que l’on ne peut ni produire, ni conserver, ni défendre devant un juge.

Qui répond de quoi

Dans la majorité des mandats, le client est responsable du traitement et le cabinet agit comme sous-traitant : il traite des données pour le compte d’autrui, sur instruction documentée, sans les réutiliser pour d’autres dossiers. Cette répartition n’est pas une formalité contractuelle. Elle détermine qui répond d’une demande d’accès, qui décide de la durée de conservation et qui supporte les conséquences d’une collecte excessive.

Lorsque le cabinet enquête pour son propre compte — un litige qui le concerne, une vérification préalable à son propre recrutement — il devient responsable et doit appliquer à lui-même ce qu’il recommande à ses clients. La cohérence, ici, se vérifie vite.

Une base légale par finalité, pas une base pour tout

Trois fondements reviennent le plus souvent, et ils ne sont pas interchangeables.

• La constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, qui couvre l’essentiel d’un dossier litigieux, à condition que celui-ci existe ou soit raisonnablement envisagé.
• L’intérêt légitime, qui suppose une mise en balance documentée entre la finalité poursuivie et les droits de la personne concernée ; il ne suffit pas à justifier une surveillance systématique.
• L’obligation légale, propre à certains secteurs — conformité, lutte contre le blanchiment — et qui doit être identifiée précisément.

Le consentement est le fondement le plus surestimé. Dans une relation de subordination, il est rarement libre ; dans une enquête, il est souvent impossible à obtenir sans éventer le dispositif. S’y appuyer par commodité revient à construire sur du sable.

Minimisation : la contrainte qui protège

Ne collecter que ce qui répond à la question posée. En pratique : définir par écrit les catégories de données recherchées avant d’ouvrir le premier registre, tenir un journal de collecte, écarter les données sensibles sauf nécessité démontrée, et ne pas conserver les documents « au cas où ».

La règle a une conséquence opérationnelle souvent négligée : un rapport ne contient pas tout ce qui a été trouvé. Il contient ce qui est pertinent, sourcé et nécessaire à la décision du client. Le reste demeure au dossier de travail, avec un sort prévu.

Les données sensibles — santé, opinions, appartenance syndicale, orientation sexuelle, données pénales — exigent un traitement séparé, une justification spécifique et une restriction d’accès. Elles apparaissent souvent par accident, au détour d’un échange ou d’une pièce jointe ; c’est précisément dans ces cas que la discipline se mesure.

Conservation, suppression, accès

Une durée doit être fixée dès le mandat, en fonction de la finalité : vie du dossier, procédure en cours, exposition de responsabilité professionnelle. À l’échéance, suppression ou destruction sécurisée, avec preuve de l’opération. La conservation indéfinie « pour mémoire » est le défaut le plus courant et le plus coûteux en cas de contrôle ou de litige.

Les demandes d’accès méritent une réponse rapide et écrite. Dans une enquête, elles comportent un risque particulier : révéler l’identité d’une source ou l’existence d’un dispositif peut exposer des tiers. Les exceptions prévues par la loi permettent d’en tenir compte, mais elles doivent être motivées au cas par cas, jamais invoquées en bloc.

Transferts, prestataires, sécurité

La Suisse bénéficie d’une reconnaissance d’adéquation de la part de l’Union européenne, et réciproquement ; un dossier peut donc circuler entre Genève et Paris sans clause supplémentaire. Ce n’est pas le cas des transferts vers d’autres destinations, qui exigent un fondement contractuel et une évaluation du pays destinataire.

En pratique, les fuites viennent rarement d’un transfert intercontinental. Elles viennent d’une messagerie grand public, d’un lien de partage ouvert, d’une clé USB, d’un sous-traitant de transcription sans engagement écrit. Le contrôle des accès, le chiffrement et la journalisation comptent davantage que la clause figurant en annexe du contrat.

Le principe demeure simple : moins de données collectées, mieux protégées, conservées moins longtemps, produisent un dossier plus solide et plus facile à défendre. Si vous devez cadrer un dispositif d’enquête récurrent, un premier entretien confidentiel permet d’en vérifier la base légale et les points de fragilité. Cet entretien n’engage à rien. Ces pages constituent une information éditoriale et ne sauraient tenir lieu de conseil juridique.